Рассказываем, как выбрать отель, чтобы поездка прошла комфортно, а отчётные документы не стали проблемой. Чек-лист будет полезен и командированным, и тревел-менеджерам.1. Свериться с положением о командировках
Далеко не каждый командированный может поселиться в президентском люксе. В пределах какой суммы и класса можно выбирать номер конкретному работнику гостиницы смоленска недорого, обычно прописывается во внутреннем положении о командировках, которое организация разрабатывает самостоятельно. Перед тем как бронировать номер, убедитесь, что он соответствует требованиям компании.
2. Выяснить про отчётные документы
Для ночёвки стоит выбирать проверенные отели, где точно дадут счёт и чек об оплате жилья, эти документы необходимы для отчётности. Чаще всего гостиницы предоставляют чек ККТ, но в небольших отелях могут выдать заполненный от руки счёт-фактуру. Важно, чтобы на нём стояли печать и подпись. Для длительной командировки бывает удобнее выбрать не отель, а квартиру или апартаменты. Уточните в бухгалтерии, возможен ли такой вариант, а у хозяина, сможет ли он подготовить договор о найме жилья и акт об оказанной услуге. Выяснить это нужно до поездки, чтобы не было неприятных сюрпризов. При бронировании отеля на используйте фильтр «Еду в командировку», чтобы получить отчётные документы на эл. почту. Закрывающие документы также всегда доступны в корпоративном аккаунте или личном кабинете.
3. Посмотреть расположение
Лучше всего выбирать жилье поблизости от места командировки, а если такого варианта нет, то рядом с остановкой общественного транспорта, чтобы не пришлось тратить много времени и денег на проезд. От отеля должно быть удобно добираться на вокзал или в аэропорт. Также важно уточнить, есть ли рядом продуктовые магазины, кафе и разные сервисы, которые могут понадобиться в командировке, например, прачечная.
4. Прочитать условия бронирования
Внимательно изучите условия бронирования: есть ли возможность изменить даты, до какого числа поездку можно отменить бесплатно. Владелец жилья может установить как гибкие, так и строгие правила отмены. Часто при поздней отмене брони удерживают стоимость первой ночи, но иногда штрафные санкции наступают раньше — например, при отмене за неделю до заезда.
